La province de Luxembourg compte 5 entités. Les écoles de chacune d'elles sont "connectées" ensemble au niveau pédagogique mais aussi au niveau administratif. Le nombre d'élèves, les enseignants, les périodes de reliquat,... sont des données partagées et qui permettent une organisation des écoles entre elles.

Pour chacune des entités, une aide administatrive a un rôle particulier, celui de secrétaire d'entité. 

Pour l'entité d'Arlon: Sandrine Dabée

Pour l'entité de Bastogne: Isabelle Crébeck

Pour l'entité de Florenville-Virton: Magali Fontaine

Pour l'entité de Marche-en-Famenne: Sandrine Ernult

Pour l'entité de Neufchâteau: Aline Uyttendaele

​

Leur rôle est de collecter les informations des écoles de leur entité pour les moments spécifiques de l'année: les comptages du 30 septembre, du 15 janvier, mais aussi les calculs des priorités et la gestion des réaffectations au sein de chaque école.  

Elles préparent les tableaux récapitulatifs, informent les directions, préparent les documents administratifs. 

En fonction des besoins ou des sujets des réunions, elles participent aux réunions des directions et rédigent les rapports.

Dans certaines entités, elles organisent également des réunions de travail avec les autres secrétaires.